Migrar a Alfresco, estrategia y soluciones

En este mundillo de los ECM y la gestión de contenidos o de la tecnología en general, continuamente nos encontramos con la necesidad de migrar de una plataforma a otra, en el caso de Alfresco es una constante ya que muchas organizaciones quieren reducir costes de licencias desde sistemas antiguos y propietarios por un sistema abierto, moderno y escalable como es Alfresco.

Las preguntas que nos hacen muy a menudo al respecto son: ¿cual es la mejor forma de migrar a Alfresco? ¿qué estrategia debo seguir? ¿qué soluciones hay en el mercado que me aporten garantías? Y sobre todo, ¿que retos tengo que afrontar realmente en una migración y cambio de ECM?

Bien, vamos por partes.

No hay una mejor forma de migrar Alfresco que sirva para todos los casos, hay la mejor forma para tu caso concreto y para identificarla debes saber realmente qué necesitas mantener del repositorio actual en el nuevo, por ejemplo, no es lo mismo migrar solo los contenidos de un repositorio cualquiera a Alfresco que migrar contenidos más ACL, más modelo de datos. Por lo tanto deberemos tener en cuenta:

• Modelo de datos (tipos, propiedades, relaciones y jerarquías)
• Categorías y etiquetas
• Permisos, roles, herencia de permisos, ¿aplicados a carpetas o a contenidos, ambos?
• Usuarios y grupos, ¿en local, conectados a un LDAP, AD, etc? ¿Se necesita sincronización?
• Sistemas de autenticación, al hilo del punto anterior pero importante saber si se usa un sistema de SSO externo.
• APIs utilizadas por aplicaciones que usan el ECM
• Transformaciones y reglas de contenido actuales (por ejemplo transformación de AFP a PDF si estamos hablando de IBM)
• Tipos de búsquedas, sintaxis, opciones (rango de fechas, etc.) y estándar usado para las búsquedas.
• Necesidades de indexación, nombre fichero, metadatos, contenido, necesitarán Full Text Search? (búsqueda en el contenido de los ficheros)
• Versiones de los documentos, política de versionado, etc.
• Workflows actuales o sistema utilizado.
• ¿Existe inyección de contenidos desde scanners? ¿Como se realiza y que nivel de carga/concurrencia tiene?

Dicho lo anterior, nos encontraremos casos sencillos y casos más complejos, por lo que debemos definir una estrategia de migración basada en:

• Saber que necesitamos migrar y conocer la estructura de datos origen.
• Definir la estructura de los datos a migrar, modelos, directorios/espacios y seguridad.
• Conocer necesidades de la interfaz de usuario si se necesita, como campos necesarios o parámetros de búsqueda.

En la estrategia de migración es necesario conocer la obligatoriedad de coexistencia de ambos ECM durante un tiempo determinado. Si se trata de millones de contenidos no podremos migrar en unas pocas jornadas de trabajo por lo que necesitaremos semanas o meses para migrar y será necesario disponer de ambos entornos a la vez para las aplicaciones o usuarios que lo requieran puedan acceder de forma transparente a los contenidos independientemente de donde estén almacenados.

En cuanto a los retos que tendremos que acomenter durante la migración:

• Mantener las reglas de negocio específicas que implicarán a los datos migrados. Es capital conocer en profundidad el caso o casos de uso del cliente, de sus diferentes usuarios.
• Planificación y consolidación de los datos a migrar. Deberemos conocer cuando tiempo nos llevará mover los datos de una plataforma a otra, concurrencia, mejores técnicas a utilizar para maximizar el rendimiento y, como decía anteriormente, si deben coexistir ambas a la vez.
• No solo debemos preocuparnos por migrar los datos y todo lo relacionado con ellos, también deberemos cambiar como se conectan e interactúan las aplicaciones con el ECM.
• Es recomendable utilizar una herramienta que nos reduzca la complejidad de la migración, que nos permita añadir orígenes de datos de diferentes ECM y volcarlos a Alfresco, evita tareas manuales, seguro que a lo que te enfrentas ya lo ha hecho alguien. Veremos más adelante que opciones hay.
• En migraciones de grandes cantidades de datos (millones), medio segundo en una tarea repetitiva puede suponer mucho tiempo, minimiza el tiempo y el esfuerzo al máximo, así obtendrás el mejor rendimiento y reducir los tiempos de migración.
• Monitoriza toda acción que se realice durante la migración, controla los tiempos continuamente y audita en profundidad que todo se está migrando correctamente.
• Mantén una infraestructura paralela o la original siempre disponible, piensa que una migración puede fallar, pero los contenidos deben estar disponibles. Minimiza el riesgo y el tiempo de respuesta en caso de marcha atrás. Define correctamente las ventanas de intervención basado en pruebas reales.

Soluciones para migrar a Alfresco:
A continuación vemos diferentes aplicaciones de terceros que nos ayudarán en una migración de otros ECM a Alfresco.

• Migration Center de FME
• OpenWorkdesk de WeWebU – ver webinar de ZIA sobre migraciones con Alfresco
• OpenMigrate de TSGRP
• Entropysoft de Entropysoft
• Caliente de Armedia
• Move2Alf de Xenit
• Migration Solutions de Proventeq

¿Y de todas esas soluciones u otras que puedo encontrar en el mercado cual es la mejor?
De las anteriores hay algunas más completas que otras y también con casos de éxito en cuentas importantes que siempre nos aportarán confianza. El nivel de compromiso de la empresa con los fabricantes, partnership, certificado de la herramienta de migración, etc. también es importante. Conocer los data sources soportados soportados, es decir, ECMs e interfaces que soporta cada solución, si aportan soluciones para permitir la coexistencia de los dos ECMs durante la migración, si el coste de la solución es por proyecto o por número de contenidos, si migran sólo contenidos o son capaces de migrar más información como metadatos, versiones, permisos, etc. Como ves, la elección de una solución u otra también será en función de los requisitos del proyecto.

Como opinión personal, la solución que mejor conozco es Entropysoft ya que la campaña “Switch to Alfresco” que se hizo en 2010 fue con su solución e hice un curso con ellos. Incluso grabé un pequeño video que podéis ver más abajo. También conozco casos reales de migración de IBM FileNet a Alfresco usando el Migration Center, OpenMigrate también es muy usado. Si tienes experiencias con estas u otras soluciones no dudes en decirlo en los comentarios.

En algunos casos, cuando un cliente tiene documentos en filesystem y su propia base de datos de metadatos en hojas de cálculo, lo más común es usar la solución embebida en Alfresco llamada Bulk Import Tool. No dudes en echarle un vistazo, seguro que te puede servir en algún caso, además, permite opciones muy interesantes para no tener que mover (cargar) los archivos en Alfresco si se trata de gran cantidad de información, además es muy rápido.

Por último aquí se puede ver un video de ejemplo de migración que hice durante el curso de Entropysoft; es sin audio, pero se puede ver como mapear datos de Sharepoint a Alfresco al hacer la migración:

Migración de datos de MS SharePoint Server a Alfresco con Entropysoft (video resumen sin audio) from Alfresco Spain Portugal on Vimeo.

Algunas ideas usadas en el artículo tomadas de aquí.