Archiving en Alfresco 3.2
Toni February 17th, 2010
Actualización 25/Feb/2010: ver demo-config-files para configuración más cómoda incluso desde Share, reglas y demás (doc calentito que me han enviado desde Alfresco, Gracias Paul!!).
¿Que es el archiving/archivado? Un archivo en gestión documental es una colección de documentos históricos, así como el lugar donde se encuentran. Pues bien, vamos a ver como se configura Alfresco para poder almacenar los contenidos en diferentes sistemas de ficheros, particiones o filesystem (como quieras llamarlo). Cada filesystem puede ser de diferente naturaleza, es decir, los contenidos que se trabajan actualmente deberán estar en los discos más rápidos (discos locales o en una SAN) y los contenidos históricos o de acceso poco frecuente pero debemos mantener, podemos almacenarlos en discos más lentos/baratos o por ejemplo en una NAS.
Todo esto se consigue en Alfresco gracias al Content Store Selector. El Content Store Selector ofrece un mecanismo de control que relaciona el contenido lógico con un fichero físico y su ubicación. Usando el aspecto cm:storeSelector y asignándole una propiedad cm:storeName podemos mover el contenido de un Store a otro de forma totalmente transparente tanto para el usuario como para la aplicación a la hora de mostrar los contenidos, claro que previamente tenemos que definirlos. Esto nos permitirá declarar políticas para controlar la capa de almacenamiento y el uso que de ella hace Alfresco en base a regales de negocio.
Veamos como se configura en base al siguiente escenario:
El repositorio y los ficheros de uso diario, los más usados, los tenemos en /opt/alfresco/alf_data/contentstore, supongamos que ese filesystem corresponde a los discos más rápidos. También tenemos un disco local más lento montado en /opt/alfresco/alf_data/storeA, e incluso podemos tener un filesystem de tipo NAS para los datos que ya no usamos pero necesitamos almacenar montado en /opt/alfresco/alf_data/storeB.
¿Cómo lo configuramos?
Creamos un fichero llamado “sample-content-store-selector-context.xml” en shared/classes/alfresco/extension con el siguiente contenido, lee los comentarios para entender la configuración:
<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
<!DOCTYPE beans PUBLIC '-//SPRING//DTD BEAN//EN' 'http:// www.springframework.org/dtd/spring-beans.dtd'>
<!-- Define the new file stores -->
<beans>
<bean id="firstSharedFileContentStore" class="org.alfresco.repo.content.filestore.FileContentStore">
<constructor-arg>
<value>${dir.root}/storeA</value>
</constructor-arg>
</bean>
<bean id="secondSharedFileContentStore" class="org.alfresco.repo.content.filestore.FileContentStore">
<constructor-arg>
<value>${dir.root}/storeB</value>
</constructor-arg>
</bean>
<!-- Declare the mapping between store names and store instances -->
<bean id="storeSelectorContentStore" parent="storeSelectorContentStoreBase">
<property name="defaultStoreName">
<value>default</value>
</property>
<property name="storesByName">
<map>
<entry key="default">
<ref bean="fileContentStore" />
</entry>
<entry key="storeA">
<ref bean="firstSharedFileContentStore" />
</entry>
<entry key="storeB">
<ref bean="secondSharedFileContentStore" />
</entry>
</map>
</property>
</bean>
<!-- Point the ContentService to the 'selector' store -->
<bean id="contentService" parent="baseContentService">
<property name="store">
<ref bean="storeSelectorContentStore" />
</property>
</bean>
<!-- Add the other stores to the list of stores for cleaning -->
<bean id="eagerContentStoreCleaner" class="org.alfresco.repo.content.cleanup.EagerContentStoreCleaner" init-method="init">
<property name="eagerOrphanCleanup" >
<value>${system.content.eagerOrphanCleanup}</value>
</property>
<property name="stores" >
<list>
<ref bean="fileContentStore" />
<ref bean="firstSharedFileContentStore" />
<ref bean="secondSharedFileContentStore" />
</list>
</property>
<property name="listeners" >
<ref bean="deletedContentBackupListeners" />
</property>
</bean>
</beans>
Si te fijas en los dos primeros beans, los valores que se especifican están relacionados con la ubicación de los dos Stores adicionales que estamos creando, en esta caso, relativos a ${dir.root} que es un atributo declarado en alfresco-global.properties. Si nuestros nuevos filesystems no están dentro de dir.root podemos poner la ruta absoluta, por ejemplo <value>/mnt/storeA</value>.
Para poder usar los nuevos contentStores debemos configurar el web-client (Alfresco Explorer) y declararlo como aspecto. Editamos web-client-config-custom.xml y añadimos las siguientes lineas:
<!-- Configuring in the cm:storeSelector aspect -->
<config evaluator="aspect-name" condition="cm:storeSelector">
<property-sheet>
<show-property name="cm:storeName" />
</property-sheet>
</config>
<config evaluator="string-compare" condition="Action Wizards">
<aspects>
<aspect name="cm:storeSelector"/>
</aspects>
</config>
Hecho lo anterior ya podemos reiniciar el servidor de aplicaciones para que los cambios surtan efecto.
Ahora vamos a ver como empezar a usarlo. Recuerda que el aspecto, aunque pueden aplicarlo todos los usuarios, sólo el usuario administrador podrá especificar el store correspondiente y sólo es aplicable a contenidos (no a espacios). En este ejemplo veremos como hacerlo de forma manual, para sistemas en producción deberíamos hacer un script que modifique dicho metadato automáticamente en base a las necesidades que tengamos, por ejemplo los que estén dentro de un espacio concreto, los que tengan más de N años en el repositorio, etc. El procedimiento sería el siguiente:
- Localizamos el fichero con el que queremos probar (lo moveremos al storeA).
- Vamos a “Ver detalles” de dicho fichero y pinchamos en “Ejecutar una acción”
- Seleccionamos “Agregar aspecto al contenido” -> “ContentStore Selector” -> Aceptar -> Finalizar
- En las propiedades del fichero ya veremos un nuevo metadato llamado “Store Name”.
Editamos las propiedades y en Store Name especificamos: storeA
Cuando pinchemos en Aceptar, automáticamente el contenido se moverá de forma transparente al filesystem alf_data/storeA/2010/2/17/22/50/4365380f-daf1-494c-b79d-db11480cb171.bin correspondiente, en mi ejemplo, a un fichero pdf.
¿Interesante no?
ACTUALIZACIÓN: para automatizar la clasificación por “Stores” podemos hacer un script en Java Script llamado, por ejemplo, action_storeA.js o B según el sitio donde queramos colocar los ficheros, con el contenido:
document.properties["cm:storeName"]="storeA"; document.save();
Lo guardamos y subimos a Diccionario de datos -> Scripts. Hecho esto podemos ejecutar una acción sobre el fichero de turno y seleccionamos “Ejecutar un script” -> Seleccionamos nuestro script “action_storeA.js” y listo. También podemos incluirlo en una regla y hacer el proceso de forma automática, cuando entren los ficheros a un espacio concreto, o incluso clasificar si son vídeos, imágenes, pdf, cad, etc.
En el paradigma “oficina sin papeles”, intervienen muchos actores, siendo los principales las personas, que deben ajustarse a una serie de procedimientos y metodologías, y los sistemas de información, que deben proveer soluciones al paradigma.
Los que me conocen saben que 
